Installatie

Door op de volgende link te klikken, kunt u de XLA downloaden.

LET OP: Deze XLA werkt alleen op een MS Window PC met MS Excel. De XLA werkt NIET op de MS Excel versie voor een Apple.

De volgende stappen zijn nodig voor het installeren van een XLA.

  1. Download het zip bestand met de XLA.
  2. Uitpakken zipbestand.
  3. Plaats XLA in ‘vertrouwde’ map of maak huidige map een ‘vertrouwde’ map.
  4. Voeg XLA toe aan MS Excel Add-ins.

Toelichting bovenstaande stappen.

  1. Download het zip bestand met de XLA.
    De laatste versie van de XLA:
    U moet dit bestand op uw eigen PC opslaan. Standaard is dit in ‘Downloads’, maar u kunt ook een andere locatie selecteren of aanmaken, bijvoorbeeld C:\Excel Controller\XLA.
  2. Uitpakken zipbestand.
    Open uw verkenner en selecteer het zip bestand ‘EC_FUNCTION_EOL_Azure v2_yyyymmdd.zip’. Klik met rechtermuis en selecteer ‘Alles Uitpakken’ en volg de instructies.
    Voor meer informatie over uitpakken zipbestanden: https://support.microsoft.com/nl-nl/help/4028088/windows-zip-and-unzip-files
  3. Plaats XLA in ‘vertrouwde’ map of maak huidige map een ‘vertrouwde’ map.
    Verplaats het XLA bestand naar een ‘vertrouwde’ map of maak de huidige map een ‘vertrouwde’ map. Een overzicht van ‘vertrouwde’ mappen en het aanmaken hiervan doet u binnen MS Excel. Klik op menu item ‘Bestand’ en vervolgens op ‘Opties’. Het volgende scherm wordt zichtbaar.
    Klik op ‘Vertrouwenscentrum’ aan de linkerkant en vervolgens op de knop ‘Instellingen voor het Vertrouwenscentrum…’aan de rechterkant. Klik vervolgens op ‘Vertrouwde locaties’ aan de linkerkant. Het volgende scherm wordt zichtbaar.

    Rechts staat een overzicht van alle vertrouwde locaties. U kunt de XLA verplaatsten naar een van deze locaties. Via de knop ‘Nieuwe locatie toevoegen…’ kunt u een nieuwe ‘vertrouwde’ locatie toevoegen.
  4. Klik op menu item ‘Bestand’ en vervolgens op ‘Opties’. Klik aan de linkerkant op ‘Invoegtoepassingen’. Het volgende scherm wordt zichtbaar.

    Klik op ‘Start…’ midden onderaan het scherm (Beheren staat op ‘Excel-invoegtoepassingen’).

    Klik op ‘Bladeren…’ en ga naar de map met de XLA.

    De invoegtoepassing is nu toegevoegd. Klik op ‘OK’.
    Het volgende scherm is zichtbaar (+ gele blak bovenin scherm met dezelfde waarschuwing).

    Klik op ‘Inschakelen’.
    Als u de map toevoegt aan ‘vertrouwde’ locaties, krijgt u bovenstaande waarschuwing niet meer. (zie vorige stap).

Gebruiken Excel Controller: https://exactonlinecontroller.nl/bijwerken-exact-online-data/

Eerste gebruik van Excel Controller

Wanneer u de Excel Controller Add-in voor de eerste keer wilt gebruiken, moet u de volgende stappen uitvoeren. Alle stappen zijn zichtbaar in het Excel menu item  ‘Invoegtoepassingen’, ‘EC Functies Exact Online’.

  1. Invoeren accountgegevens (Verbinding EC Database).
  2. Activeer benodigde administraties (Activeren Administraties).
  3. Administraties vernieuwen
  4. Synchroniseren Excel Controller database met Exact Online data (Synchroniseren EC db met Exact Onine data).

Toelichting bovenstaande stappen

  1. Invoeren accountgegevens (Verbinding EC Database).
    In de tweede email heeft u account gegevens ontvangen. Gebruik deze om onderstaand scherm te vullen. (menu item ‘Verbinding EC Database’)

    Controleer of de gegevens correct zijn door op ‘Test ’ te klikken. Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om deze instellingen te bewaren.Indien de volgende stappen een foutmelding geven, start MS Excel opnieuw op.
  2. Activeer benodigde administraties (Activeren Administraties).

    Bij de registratie is een lijst van alle administraties opgehaald. Alle administraties staat op niet actief, dat wil zeggen dat de gegevens van de administratie niet opgehaald zijn.

    Selecteer één of meerdere administraties en verplaats deze naar de geselecteerde administraties met behulp van de ‘>>’ en ‘>’ knoppen. Indien u een email wilt ontvangen als de synchronisatie klaar is, zet dan een vinkje bij ‘Email na synchronisatie’. Klik vervolgens op ‘Toepassen.
    Alle geselecteerde administraties wordt geactiveerd.
    Via ‘Status’ kan gekeken worden hoever de huidige synchronisatie is.
    Via ‘Detail’ wordt een nieuw scherm getoond met gedetailleerde synchronisatie gegevens.
  3. Administraties vernieuwen.
    Deze stap is noodzakelijk voor het verdere vernieuwen van de Excel Controller.
  4. Synchroniseren Excel Controller database met Exact Online.
    Alleen geactiveerde administraties kunnen gegevens opslaan van Exact Online administraties. Na het activeren moeten de gegevens uit Exact Online gesynchroniseerd worden met de Excel Controller database (zie uitleg synchronisatie hieronder).

    Selecteer één of meerdere administraties en verplaats deze naar de geselecteerde administraties met behulp van de ‘>>’ en ‘>’ knoppen. Indien u een email wilt ontvangen als de synchronisatie klaar is, zet dan een vinkje bij ‘Email na afloop’. Klik vervolgens op ‘Toepassen. Alle geselecteerde administraties wordt geactiveerd.
    Via ‘Status’ kan gekeken worden hoever de huidige synchronisatie is. De knop ‘Detail’ opent een nieuw scherm met gedetailleerde informatie over de huidige en vorige synchronisaties. Dit scherm kan ook geopend worden via menu item ‘Rapport synchronisatie’.
    Met behulp van de knop ‘Stop’ kan de huidige synchronisatie gestopt worden. Gebruik deze functionaliteit als bijvoorbeeld de huidige synchronisatie vastgelopen is.

Toelichting synchroniseren.

Het vernieuwen van gegevens bestaat uit twee stappen; synchronisatie Excel Controller database met Exact Online data en ophalen gegevens in MS Excel Werkboek met gegevens uit Excel Controller database, zie figuur hieronder.

Het vernieuwen van gegevens bestaat uit twee stappen; synchronisatie Excel Controller database met Exact Online data en ophalen gegevens in MS Excel Werkboek met gegevens uit Excel Controller database, zie figuur hieronder.
Stap 1:

Zie toelichting hierboven.

Stap 2: Wanneer de database van Excel Controller in sync is met Exact Online, moet het MS Excel werkblad ook vernieuwd worden.
Wanneer dit alleen functies zijn, is een klik op F9 voldoende, alle functies worden dan opnieuw berekend.
Voor draaitabellen en datalijsten hebben wij altijd een apart veld gemaakt op een of meerdere werkbladen, waarmee de gegevens vernieuwd kunnen worden. Door te dubbelklikken op het MS Excel veld ‘Refresh Excel’ wordt de data van het Excel werkboek vernieuwd.