Update Exact Online data

Normaal gebruik.

In normaal gebruik kunt u het best eerst de gegevens van de Excel Controller database met Exact Online synchroniseren.

Hieronder worden de verschillende keuzes voor het synchroniseren nader toegelicht.

  • Vernieuwen Financieel.
    De standaard optie. Hierbij wordt van alle financiële onderdelen (zie toelichting hieronder) eerst de mutaties opgehaald sinds de laatste succesvolle synchronisatie (PL*). Vervolgens wordt op basis van een telling gekeken of de aantallen nog kloppen. Zo niet, dan wordt het onderwerp volledig vernieuwd (FL*). Alleen voor de financiële transacties heeft nog een tussenoplossing, het vernieuwen van alleen onverwerkte boekingen (PFL*). Als het aantallen hiervan nog niet overkomen, dan wordt ook dit onderwerp volledig vernieuwd (FL).
  • Vernieuwen Administraties.
    Het synchroniseren van administraties zit niet in de standaard optie. Gebruik deze optie voor naamswijzigingen, nieuwe of verwijderde administraties (FL*).
  • Openstaande Posten (FullLoad).
    De openstaande posten zitten niet in de standaard optie. Gebruik deze optie voor het volledig vernieuwen van deze onderwerpen.
  • Stamgegevens (FullLoad).
    Hierbij worden alle onderwerpen, met uitzondering van de financiële transacties) volledig vernieuwd. Gebruik deze optie nadat u veel stamgegevens (relaties, producten, grootboekrekeningen, verdichtingen ed.) aangepast heeft.
  • Financieel (FullLoad).
    Hierbij worden alleen de financiële transacties volledig opnieuw geladen. Gebruik deze optie als alle stamgegevens in orde zijn, maar de financiële mutaties niet. Zie hieronder voor een toelichting van het uit sync raken (en blijven) van financiële transacties.
  • Budget (FullLoad).
    De budgetregels zitten niet in de standaard optie. Hierbij worden alle budgetregels volledig vernieuwd.
  • Controle rechten (financieel).
    Om gegevens van de verschillende onderwerpen te kunnen synchroniseren, moet de geregistreerde (Exact Online App) gebruiker voldoende (lees)rechten hebben. Indien deze rechten zijn gewijzigd of nieuwe Exact Online modules aangeschaft zijn, moeten de rechten opnieuw geladen worden.
  • Controle telling.
    Hierbij wordt een controle telling gedaan. Deze controle telling is zichtbaar bij de menu item ‘Status Update’.

*Synchronisatiemethoden (zie toelichting hieronder).

Toelichting synchronisatiemethoden en financiële onderwerpen.

PL= PartLoad. Ophalen van alle mutaties vanaf de laatste succesvolle synchronisatie.
PFL = PartFullLoad. Alleen bij financiële transacties. Hierbij worden alle niet verwerkte boekingen volledig opnieuw opgehaald. Verwerkte boekingen worden alleen aangevuld.
FL = FullLoad. Hierbij worden alle regels van het onderwerp opgehaald.

Hieronder staat een overzicht van alle financiële onderwerpen.

Exact Online Topic / Onderwerp Normale naam Groep PL* PFL* FL*
AccountClassification Relatieklasse Financieel x   x
Accounts Relaties Financieel x   x
Assets Vaste activa Financieel x   x
Costcenters Kostenplaats Financieel x   x
Costunits Kostendrager Financieel x   x
FiancialPeriods Financiële  perioden Financieel x   x
FiancialTransactions   Financiële  transacties (boekingen) Financieel   x   x x
GLAccountClassifictikonMappings Grootboekverdichting Financieel x   x
GLAccounts Groetboek Financieel x   x
GLClassifications Grootboekverdichting Financieel     x
GLSchemes Grootboekschema Financieel     x
ItemGroups Artikelgroepen Financieel x   x
Items Artikelen Financieel x   x
Journals Dagboeken Financieel x   x
Projects Projecten Financieel x   x
PayablesList   Openstaande posten crediteuren Openstaande posten     x
ReceivableList   Openstaande posten debiteuren Openstaande posten     x
Budgets Budgetten Budget     x

* PL = PartLoad, PFL = PartFullLoad (alleen bij financiele transacties), FL = FullLoad

Controle synchronisatie (Rapport Synchronisatie).


Dit scherm toont een overzicht van de huidige / afgelopen 50 synchronisaties. Dit scherm kan ook geopend worden via het scherm ‘Synchroniseren’, knop ‘Detail’.

In het bovenste deel is een overzicht van de laatste 50 synchronisaties, met daarin de gekozen synchronisatie, start-, update- en eindtijd en gekozen administraties.
Via de knop ‘Vernieuwen’, kan dit vernieuwd worden.
Via de knop ‘Stop’ kan de geselecteerde synchronisatie gestopt worden.

Het onderste deel is een detail overzicht per onderwerp van de geselecteerde synchronisatie. Per onderwerp wordt aangegeven hoeveel mutaties opgehaald zijn (records) en de telling in Exact Online (EOL) en in de Excel Controller database (EC). De waarde -1 bij EOL betekend dat een controle telling bij dit onderwerp niet mogelijk is.
Via de knop ‘Vernieuwen’, kan dit vernieuwd worden.

Onderhoud IP.


Dit scherm biedt de mogelijkheden om het huidige externe IP adres toe te voegen aan de lijst van vertrouwde IP’s.

Via de knop ‘Toevoegen’ kan het huidige IP toegevoegd worden. LET OP: Het toevoegen van een IP is net als de registratie van de Excel Controller een 2 stap verificatie. Alleen de geregistreerde gebruiker krijgt een email voor het bevestigen van het toevoegen van een IP. Pas na bevestiging wordt het IP toegevoegd.
Via de knop ‘Verwijderen IP’ kan de geselecteerde IP verwijderd worden.

Info – Handleiding.


Dit scherm laat zien met welke versie van de Excel Controller gewerkt wordt en of een nieuwe versie beschikbaar is. Verder staan hier diverse verwijzingen naar handleiding op het web.

Reconnect XLA.


Deze functionaliteit is voor gebruikers van de oude versie van de Excel Controller of gebruikers die een nieuwe versie in een andere locatie gezet hebben. Door te klikken op het menu item ‘Reconnect XLA’ worden verwijzingen gecorrigeerd naar de huidige versie.