Handleidingen

Klik hierom de laatste versie van de excel controller te downloaden

Klik hierom de handleiding te downloaden

Vervangen XLA.

In de meeste gevallen is het vervangen van de XLA vrij eenvoudig.
LET OP: Indien u gebruik maakt van een Remote Desktop of uw PC wordt beheerd door een (externe) IT beheerder, kunnen onderstaande acties niet het gewenste resultaat hebben. Raadpleeg uw IT beheerder! Het is mogelijk dat u onvoldoende rechten heeft op uw eigen PC/werkomgeving.  Voor alle duidelijkheid: wij zijn niet uw IT beheerder.

  • Sluit MS Excel af.
  • Ga naar de map van de Excel Controller XLA (meestal C:\Excel Controller\XLA) en verwijder de huidige XLA (bestand EC_FUNCTION_EOL_Azure v2.xla).
  • Ga naar de website van de Excel Controller (https://exactonlinecontroller.nl/start/ ).
  • Download de laatste versie.
  • Unzip (Uitpakken) de laatste versie en laats het uitgepakte bestand op dezelfde plaats (meestal C:\Excel Controller\XLA).
  • Start MS Excel op en controleer of de laatste versie nu ook gebruikt wordt.
    Indien u nog steeds de oudere versie van de Excel Controller gebruikt, volg dan onderstaande oplossing.

LET OP: De Excel Controller XLA vervangen terwijl MS Excel actief is, kan ook een ongewenst resultaat als gevolg hebben.

 

Problemen bij vervangen XLA.

Wanneer u na het vervangen van de Excel Controller XLA nog steeds gebruik maakt van een oudere versie, VOLGT hieronder een aantal aanvullende checks en oplossingen.

Maakt u echt gebruik van de laatste XLA?

Ga naar de map met Excel Controller XLA (meestal C:\Excel Controller\XLA). Selecteer het bestand EC_FUNCTION_EOL_Azure v2.xla en klik op de rechtermuis en selecteer ‘eigenschappen’ (helemaal onderaan). Komt de datum ‘Laatst gewijzigd’ overeen de aangegeven datum?

Voorbeeld: v20201012 (jaar maand dag) = 12 oktober 2020

Klopt de locatie van de Excel Controller XLA?

Ga via Bestand, Opties, Invoegtoepassingen naar het onderhoudsscherm van de invoegtoepassingen.

Selecteer de Ec_Function_Eol_Azure V2 bij ‘Actieve invoegtoepassingen voor toepassingen’ en controleer of de locatie overeenkomt.

Controleer of MS Office niet de XLA gekopieerd heeft naar een systeemfolder?

  • Afhankelijk van de instellingen van MS Office kan het gebeuren dat MS Office een kopie van de XLA heeft geplaatst in de systeemmappen van MS Office en dit bestand/locatie gebruikt.
    Het EC_FUNCTION_EOL_Azure v2.xla bestand is dan waarschijnlijk te vinden in de mappen ‘C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns’ of ‘C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLStart’, waarbij uw gebruikers naam is.

Volg onderstaande acties voor het vervangen van de XLA.

  • Open MS Excel, Bestand, Opties.
  • Selecteer Invoegtoepassingen, Start en verwijder het vinkje bij EC_Function_EOL_Azure_v2 en klik op OK.
  • Sluit MS Excel af en verwijder alle Excel Controller XLA’s (check ook bovenstaande systeemmappen).
  • Als je nogmaals bovenstaande procedure volgt, alleen dan het vinkje aanzetten, krijg je als het goed is een foutmelding. Selecteer vervolgens verwijderen en sluit MS Excel af.
  • Plaats de XLA in map ‘C:\ExcelController\XLA’.
  • Herhaal nogmaals bovenstaande werkwijze, alleen nu klik je op bladeren. Selecteer de XLA in C:\ExcelController\XLA. Bij een vraag om het bestand in de Addin map te plaatsen, kies hier Nee.

Standaard rapportages
Dit is onderdeel van de ExactAnalyse, deze knop bevat een hyperlink naar 

Synchroniseren EC db met Exact Online data
Dit is knop waarmee de laatste Exact Online data ingeladen wordt in onze Azure database.
Zie hieronder [Update Exact Online data] voor meer uitleg.

Rapport Synchronisatie 
Dit is het menu item waarmee de voortgang kan zien met het ophalen van de Exact Online data. 
Zie hieronder [Controle synchronisatie (Rapport Synchronisatie)] voor meer uitleg.

Wizard Demo Functies
Dit is onderdeel van de Exactfunctie, u kunt hiermee een voorbeeld rapport kan laten generen in Excel.
U heeft de keuze uit rapporten 12 periodes naast elkaar of 2 jaar. 

Lijst
Dit is onderdeel van de Exactfunctie u kunt hiermee heel snel een lijst krijgen van alle divisienummers, grootboekrekeningen, verdichtingen, kostenplaatsen en kostendragers.

 

Onderhoud IP 
Zie hieronder onderhouden IP adressen

Koppeling verdichtingscode en Aanmaken verdichtingscode
Dit is voor de onderhoud van de rapportagescodes deze wordt binnenkort vervangen.

Reconnect XLA
Deze functionaliteit is voor gebruikers van de oude versie van de Excel Controller of gebruikers die een nieuwe versie in een andere locatie gezet hebben. Door te klikken op het menu item ‘Reconnect XLA’ worden verwijzingen gecorrigeerd naar de huidige versie.

Calculation off / Calculation on / Calculation full
De menu items zijn er als u werkt met de ExcelFunctie als u aanpassingen maakt aan de Excel formules dan kan het handig zijn als Excel niet heel tijd herberekend.

Verbinding EC Database
Zie installatie handleiding hier vult u de login gegevens in van database

Normaal gebruik.
In normaal gebruik kunt u het best eerst de gegevens van de Excel Contraoller database met Exact Online synchroniseren.

Hieronder worden de verschillende keuzes voor het synchroniseren nader toegelicht.

Vernieuwen Financieel.
De standaard optie. Hierbij wordt van alle financiële onderdelen (zie toelichting hieronder) eerst de mutaties opgehaald sinds de laatste succesvolle synchronisatie. Vervolgens wordt op basis van een telling gekeken of de aantallen nog kloppen. Zo niet, dan wordt het onderwerp volledig vernieuwd. Alleen voor de financiële transacties heeft nog een tussenoplossing, het vernieuwen van alleen onverwerkte boekingen. Als het aantallen hiervan nog niet overkomen, dan wordt ook dit onderwerp volledig vernieuwd.

Openstaande Posten (FullLoad).
De openstaande posten zitten niet in de standaard optie. Gebruik deze optie voor het volledig vernieuwen van deze onderwerpen.

Budget (FullLoad).
De budgetregels zitten niet in de standaard optie. Hierbij worden alle budgetregels volledig vernieuwd.

Controle rechten (financieel).
Om gegevens van de verschillende onderwerpen te kunnen synchroniseren, moet de geregistreerde (Exact Online App) gebruiker voldoende (lees)rechten hebben. Indien deze rechten zijn gewijzigd of nieuwe Exact Online modules aangeschaft zijn, moeten de rechten opnieuw geladen worden.

Controle telling.
Hierbij wordt een controle telling gedaan. Deze controle telling is zichtbaar bij de menu item ‘Status Update’.

Vernieuwen Grootboek Classificaties.
Gebruik deze optie na het wijzigen van het grootboek.

Vernieuwen Alles.
Deze optie is de combinatie van Financieel, Openstaande Posten en Grootboek Classificaties. De reden om een onderscheid te maken tussen deze onderwerpen is omdat niet alle gebruikers openstaande posten gebruiken en omdat het grootboek incidenteel aangepast wordt. Openstaande posten en het Grootboek zijn beide FullLoad en vragen enige tijd.


Dit scherm toont een overzicht van de huidige / afgelopen 50 synchronisaties. Dit scherm kan ook geopend worden via het scherm ‘Synchroniseren’, knop ‘Detail’.

In het bovenste deel is een overzicht van de laatste 50 synchronisaties, met daarin de gekozen synchronisatie, start-, update- en eindtijd en gekozen administraties.
Via de knop ‘Vernieuwen’, kan dit vernieuwd worden.
Via de knop ‘Stop’ kan de geselecteerde synchronisatie gestopt worden.

Het onderste deel is een detail overzicht per onderwerp van de geselecteerde synchronisatie. Per onderwerp wordt aangegeven hoeveel mutaties opgehaald zijn (records) en de telling in Exact Online (EOL) en in de Excel Controller database (EC). De waarde -1 bij EOL betekend dat een controle telling bij dit onderwerp niet mogelijk is.
Via de knop ‘Vernieuwen’, kan dit vernieuwd worden.


Dit scherm biedt de mogelijkheden om het huidige externe IP adres toe te voegen aan de lijst van vertrouwde IP’s.

Via de knop ‘Toevoegen’ kan het huidige IP toegevoegd worden. LET OP: Het toevoegen van een IP is net als de registratie van de Excel Controller een 2 stap verificatie. Alleen de geregistreerde gebruiker krijgt een email voor het bevestigen van het toevoegen van een IP. Pas na bevestiging wordt het IP toegevoegd.

Via de knop ‘Verwijderen IP’ kan de geselecteerde IP verwijderd worden.

Als u nieuwe adminstraties aanmaakt in Exact Online verschijnen deze niet automatisch in de Excel Controller. Met Activeren Administraties kunt deze toevoegen aan Exact Online Controller.

Exact Query

Wilt u zelf uw Exact Online data querien, dan hebben wij een heel mooi programma gevonden om dit te doen. Dit programma is van Active Query Builder https://www.activedbsoft.com/. U kunt een sql tool downloaden met de volgende link https://www.activedbsoft.com/download-querytool-thankyou.html. Als u wilt kunnen wij natuurlijk een korte introductie doen van onze tool

Het is eenvoudig in gebruik en kunt de SQL-statement eenvoudig hergebruiken in de Exact Online Controller (De Excel Addin), zie hieronder voor informatie over eigen rapportages te bouwen. maar natuurlijk kunt deze SQL-statements ook hergebruiken in PowerBI.

Tabellen/views

Om het werken met de Exact Online controller nog makkelijker te maken hebben wij van de meeste tabellen al omgezet naar views zodat u niet zelf alle verbindingen tussen de tabellen hoeft uit te zoeken. In deze views zitten de meest voorkomende velden en zijn al voorzien van logische namen.

De meest gebruikt views zijn:

Eigen rapportages bouwen met Exact Analyse

Hieronder staat beschreven hoe u met de Exact analyse uw eigen rapportages kunt gaan bouwen.
De eerste stap is om een bestaande rapportages te downloaden met de volgende link  https://exactanalyse.nl/rapportages/.

Vervolgens opent u de download in Excel. 
Alle onze Excel rapportages zijn min of meer hetzelfde opgebouwd. 

U ziet overal rode puntjes staan, dit zijn opmerkingen.

In de opmerkingen staat aan het begin aangegeven wat het moet doen. 
De gereserveerde ruimte voor de opmerkingen is altijd vanaf regel 3 tm regel 11.
De knop vernieuwen moet altijd in cel A13 staan.

Uitleg popup schermen

Het bovenstaande scherm met aan de linkerkant alle niet geselecteerde items en aan de rechter kant de geselecteerde items krijgt u door in een cel een opmerking te maken. Dit opmerkingsveld dient te beginnen met

POPUPSQL: hierna volgt het sql statement. Dit sql statement dient 2 kolommen te bevatten. De eerste kolom is de selectie waarde deze wordt verborgen.

POPUPSQL: Select D.Division ,D.Description As Administratie from dbo.Division D inner join (select distinct Division from GLAccounts) QselL on QselL.Division = D.Division order by D.Description

Fields: select top 1 * from Qsel_Financieel with (nolock)

POPUPSINGLESQL: SELECT distinct [FinYear] *100 + [FinPeriod] as Tijdvak FROM [dbo].[FinancialPeriods] with (nolock) order by 1 descKnop vernieuwen

Knop vernieuwen

bij de knop vernieuwen dient u te beginnen met Refresh_PT: om een draaitabel te vullen en gebruik Refresh_List: voor een lijst. Aangevuld met de SQL.

Bij Refresh_PT is het belangrijk dat er een lege draaitabel aanwezig op cel A18, u kunt deze uit onze excel modellen kopieren of onze templates aanpassen.

Bij Refresh_List kunt op regel 17 opmaak of formules maken deze worden tijdens het vullen van de lijst door gekopieerd.

Refresh_PT: SELECT Qsec.Administratie, Qsec.Boekstuknr, Qsec.Dagboek, Qsec.Datum, Qsec.status, Qsec.Jaar, Qsec.Periode, Qsec.Tijdvak, Qsec.Grootboek, Qsec.Level1, Qsec.Level2, Qsec.Level3, Qsec.Level4, Qsec.RegelOmschrijving, Bedrag , Qsec.Relatie, Qsec.Factuurnr @@PARAM04 FROM Qsel_Financieel AS Qsec where Qsec.Division in (@@PARAM01) and Soort <> ‘Balans’ and Tijdvak <= ‘@@PARAM03‘ and Jaar >= ‘@@PARAM02

Refresh_List: SELECT Administratie,
[Code]
,r.Description @@PARAM02
FROM [dbo].Items R
inner join
(select ltrim(str(dd.Hid)) + ‘ – ‘ + dd.[Description] as Administratie,
Division from
Division DD) DD on R.Division = dd.Division
where dd.Division in (@@PARAM01)
order by code

De parameters @@PARAMxx

De paramaters wij gebruiken in de sql van de draaitabellen en lijsten parameters, we hebben de mogelijk parameter 1 tm 10. deze worden in de sql als volgt gebruikt PARAM01.

PARAM01 deze komt van cel B3
PARAM02 deze komt van cel B4
PARAM03 enzovoorts

Met het bovenstaande kunt zelf de gegevens ophalen en bewerken, zonder gebruik te maken van power query.