4. Tussentijdse rapportage

Wij hebben een model gemaakt voor Tussentijdse rapportage. Met dit model kunt u 1 of meerdere administraties rapporteren.

Het model bevast een management rapportages met daarin Resultatenrekening (met forecast), balans, werkkapitaal, een indirect kasstroom overzicht en cashflow forecast. Een Resultatenrekening, balans en indirect kasstroom per maand en veel meer maandelijkse overzichten.

Macro’s activeren in Excel.

U kunt de macro beveiliging eventueel uitschakelen, dit wordt beschreven op de volgende pagina https://exactonlinecontroller.nl/macro-instellingen-wijzigen-in-het-vertrouwenscentrum/

Handleiding

Alle knoppen werken pas als macro’s zijn ingeschakkeld en door te dubbelklikken.

Op het tabblad [Bedrijven] kunt u 1 of meerdere bedrijven selecteren, dit gebeurt door te dubbelklikken op de blauwe vakken in kolom B.

Vervolgens verschijnt een popup met daarin een lijst van de bedijven die u kunt selecteren.

U dient bij cel B3 een administratie te selecteren, uit deze administratie worden dan de rapportagegroepen ingelezen. Daarnaast dient u aan te geven tm welk tijdvak u wilt gaan rapporteren, deze wordt ingegeven als JJJJMM dus 202002 is jaar 2020 maand 2.

Hoeveel periode 12 of 13 en wat de budget versie is.
In dit model staat ook Taal, percentage deelneming en Elimineren EV, deze zijn nog in ontwikkeling.

Codering

De eerste keer dat u met de tussentijdse rapportage begint dient u te dubbel klikken op [Aanmaken Inrichting], dan worden enkele tabbelen in de database gevuld.

Vervolgens dient u te dubbel klikken op [Codering]. Dan verschijnt het onderstaande scherm.

Links boven selecteer u de administratie.
In de linkers lijst staan alle grootboekrekeningen die nog niet gekoppeld zijn. Alle grootboekrekeningen dienen gekoppeld te zijn

Met vinkje bij [Alleen mutaties] laat de applicatie alleen de grootboekrekeningen zijn de gemuteerd zijn.

Als je een hoofdverdichting selecteert zie je vervolgens de subverdichtingen en als je die selecteert zie je de gekoppelde grootboekrekeningen.

Hoofdverdichting zijn de groepen van de standaard jaarrekening.

Verdichtingen

00 – Onbekend => Zijn alle ongecodeerde grootboekrekeningen

01 – Immateriële vaste activa
02 – Materiële vaste activa
03 – Financiële vaste activa
04 – Voorraden
05 – Vlottende activa
06 – Beleggingen
07 – Liquide middelen
08 – Eigen vermogen
09 – Voorzieningen
10 – Vreemd vermogen lang
11 – Vlottende passiva
12 – Omzet
13 – Kostprijs van de omzet
14 – Salarislasten
15 – Afschrijvingen
16 – Verkoopresultaat materiële vast activa
17 – Overige bedrijfskosten
18 – Rente baten
19 – Rente lasten
20 – Vennootschapsbelasting
21 – Resultaat deelnemingen
22 – Aandeel derde

Vervolgens wordt iedere groep verdeeld in een subgroup dus bijvoorbeeld 11 – Vlottende passive valt uit een in

11.00 – Schulden aan kredietinstellingen / Schulden aan bankier 1
11.01 – Schulden aan kredietinstellingen / Schulden aan bankier 2
11.02 – Schulden aan kredietinstellingen / Schulden aan bankier 3
11.03 – Schulden aan kredietinstellingen / Schulden aan bankier 4
11.04 – Schulden aan kredietinstellingen / Schulden aan bankier 5
11.05 – Schulden aan kredietinstellingen / Schulden aan bankier 6
11.06 – Schulden aan kredietinstellingen / Schulden aan bankier 7
11.07 – Schulden aan kredietinstellingen / Schulden aan bankier 8
11.08 – Schulden aan kredietinstellingen / Schulden aan bankier 9
11.09 – Handelskrediteuren / Handelskrediteuren
11.10 – Handelskrediteuren / Geld onderweg
11.11 – Handelskrediteuren / Nog te coderen
11.12 – Handelskrediteuren / Nog te coderen
11.13 – Handelskrediteuren / Nog te coderen
11.14 – Handelskrediteuren / Nog te coderen
11.15 – Handelskrediteuren / Nog te coderen
11.16 – Handelskrediteuren / Nog te coderen
11.17 – Handelskrediteuren / Nog te coderen
11.18 – Handelskrediteuren / Nog te coderen
11.19 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 1
11.20 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 2
11.21 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 3
11.22 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 4
11.23 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 5
11.24 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 6
11.25 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 7
11.26 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 8
11.27 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 9
11.28 – Intercompany krediteuren / Intercompany krediteur 10

De benamingen van de subverdichtingen zijn aanpasbaar, maar subgroepen niet. De subgroepen zijn bijvoorbeeld ‘Schulden aan kredietinstellingen’, ‘Schulden aan bankiers’ enzovoorts. Deze groepen worden namelijk op vaste plaatsen in de tussentijdse rapportage gebruikt.

Het aanpassen is heel belangrijk om er een persoonlijk tintje aan te geven zodat omzet verteld wat het bedrijf doet en niet omzet hoog, omzet laag.

Kopieren inrichting

Wij hebben mogelijk gemaakt dat u niet telkens alles hoeft te groeperen.
Op het 2e tabblad hebben wij enkele acties toegevoegd.

Met de selectie bron administratie en doel administratie kunt met de knoppen:

Knop [Alles] kunt u de grootboekrekeningen en verdichtingen namen met de groepering kopieren van de ene adminsitratie naar de andere administratie.

Knop [Alleen ongecodeerde grootboekrekening] kunt u de grootboekrekeningen met de groepering kopieren van de ene adminsitratie naar de andere administratie, alleen doet hij hier de niet gegroepeerde grootboekrekeningen in de doel administratie.

Knop [Kopieer omschrijving verdichtingen] kunt u de verdichtingen namen met de groepering kopieren van de ene adminsitratie naar de andere administratie.

Knop [Toepassen standaard inrichting] hier dient u de doel administratie te selecteren, dit is een automatische groepering door bedacht zodat heel veel grootboekrekeningen automatische gehangen worden aan de juist groep. U dient dit wel natuurlijk goed te controlleren.

Inlezen kolommenbalans

Nadat alles gegroepeerd is dubbel klikken op [Ophalen data]

Vervolgens wordt het tabblad [Importeren] gevuld met daarin alle data om het rapport te laten vullen.

Drilldown

Het rapport is zo gebouwd dat door te dubbelklikken op de cijfers de onderliggende mutaties te zien krijgt.

Prognose

Tabblad [8) Forecast > Budget] geeft de mogelijkheid op door op de knop [Ophalen cijfers] te dubbelklikken de werkelijke cijfers en in het geel de prognose uit het model opgehaald wordt. De gele cijfers kunt aanpassen.

Vervolgens kunt u door het divisie nummer in te geven en budget scenario, kunt deze opstelling direct opladen in Exact Online.

Klik hierom de naar de download pagina te gaan